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  書類の保存期間について 「帳簿書類(税務・経理) 編」
1. 「法人税法」上の帳簿書類の保存期間
2. 「会社法」上の帳簿書類の保存期間
3. 書類の保存方法について
4. 税務調査で求められる書類は、過去何年分?
5. [参考記事] 源泉徴収簿の保存&取り扱いについて


  1.「法人税法」上の帳簿書類の保存期間  

 「帳簿書類とか、領収書とか、やたら保存書類が増えてきたなあ。いつまで残しておけばいいのかな?」という疑問が頭をよぎることもあるかと思います。本ページでは、帳簿書類等の保存期間についておさらいしたいと思います。


 帳簿書類とは、帳簿を備え付けてその取引を記録した「帳簿」と、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した「書類」とをあわせたものの総称です。この帳簿書類等の保存期間は、会社法では10年、法人税法では7年(確定申告書の提出期限から7年間)となっています。よく「決算書類の保存期間は7年」という話を耳にしますが、これは法人税法上の保存期間のことを指しています(法人税法施行規則59、67)。


 ただし、赤字になって繰越欠損金が出た事業年度の帳簿書類等の(税法上の)保存期間は 9年 になりますので、ご注意ください。平成23年の税制改正により、青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年とされたことに伴って、平成20年4月1日以後に終了した「欠損金の生じた事業年度」においては、帳簿書類の保存期間が9年間に延長されました。
 黒字になったり、赤字になったり・・・を繰り返している会社の場合は、とりあえず「税法上の保存期間は 9年」と覚えておけばいいですね。そうすれば、うっかり廃棄といったトラブルも起きないですね。


帳簿及び書類 帳簿及び書類の具体例 中小法人 小規模個人 その他個人
帳簿 総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳、経費帳など 7年 (9年) 7年 7年
決算書類 青色申告決算書(貸借対照表・損益計算書)、棚卸表など 7年 (9年) 7年 7年
証憑書類 領収書、預貯金通帳、借用証書など 7年 (9年) 5年 7年
有価証券取引書、社債申込書など 7年 (9年) 5年 5年
請求書、注文申込書、契約書、見積書、手形控、仕入伝票等 7年 (9年) 5年 5年
納品書、送り状、貨物受領書、入庫報告書、出荷依頼書等 7年 (9年) 5年 5年

参考リンク: 国税庁 「 (法人) 帳簿書類等の保存期間及び保存方法
「 (個人事業主) 記帳や帳簿等保存・青色申告


  2.「会社法」上の帳簿書類の保存期間  


 税法上の保存期間は 7年 (又は 9年) ですが、会社法で定められている保存期間は、10年となっています。7年(又は9年)経過したからといって即座に処分せず、向こう10年間は保存しておきましょう。「長い期間に基準を合わせて、とりあえず10年間は保存する」と覚えておくと、わかりやすいですね。

 ただし、法人税申告書(決算書を含む)などの重要書類は、会社の歴史を刻んだ書類であり、今後の事業を継続していく上でも参考資料となりうる書類ですので、法令にかかわらず、10年を経過しても保存しておくことをおすすめします。


  3.書類の保存方法について  


  帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。このため、パソコンの会計ソフト等で作成した帳簿書類についても、プリンターで印刷し、紙で保存することが求められます。


 ただし、サーバー、DVD、CDなどの電磁的記録(電子データ)により電子計算機(パソコンの会計ソフト等)を使用して作成する帳簿書類について、備え付けを開始する3か月前までに所轄税務署長に対して申請書を提出して承認を受ければ、電子データのまま保存することができます。保存期間は、紙による帳簿書類等の保存期間に準じ、7年(繰越欠損金の年度は9年)となります(電子帳簿保存法施行規則8)。電子帳簿の具体的な保存方法については、国税庁ホームページの「電子帳簿保存法 Q&A (PDF)」をご参照ください。


 また、下記の書類を除く一定の書類については、紙による保存によらず、スキャナーによる保存を行うことが可能です。ただし、スキャナー記録による保存を行おうとする日の3か月前までに所轄税務署長に対して申請書を提出して承認を受ける必要があります。なお、帳簿書類については、紙で作成したものをスキャナーで保存することができませんので、DVDなどに記録して保存したい場合は、「電子データのまま」保存する必要があります。

[ スキャナーによる保存ができないもの(紙での保存が必要なもの) ]
(1) 棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類
(2) 取引の相手方から受け取った契約書・領収書等 及び 自社で作成した契約書・領収書等の写し(記載された金額が3万円未満のものを除く)














 マイクロフィルムによる保存が可能な場合は、保存期間の最後の2年間に当たる6年目及び7年目(繰越欠損金の年度の場合は8年目及び9年目)の帳簿書類については、マイクロフィルムにより保存することが可能です(保存開始の3か月前までに所轄税務署長のへの申請・承認が必要。一定の要件を満たすものに限る)。ただし、費用がかかり(マイクロフィルムリーダプリンタは、100万円もします!)、またデータを転写する時間も無駄ですね。前述のように、現在は電磁的記録(電子データ)やスキャナーによる保存ができるように整備されているため、残り2年間のためにわざわざマイクロフィルムでデータを保存することは、(大企業と異なり資金的・人的な余剰能力がない)中小企業にとって、あまり意味がないかもしれませんね。

参考リンク: 国税庁 「電子帳簿保存法 Q&A (PDF)」


  4.税務調査で求められる書類は、過去何年分?  


 税務調査で提示・提出を求められる書類は、一般的に「過去3年分」と言われています。このため、「前述した帳簿書類」に加え、「給与等に関する書類」(給与台帳、扶養控除等申告書、保険料控除申告書 兼 配偶者特別控除申告書、源泉徴収簿など)についても、過去3年分のものがすぐに取り出せるように あらかじめ整理・保管 しておくことをおすすめします。

 また、過去4年以前の帳簿書類についても、会計年度ごとに整理して、必要に応じて取り出せるようにしておきましょう。


  5.[参考記事] 源泉徴収簿の保存&取り扱いについて  

 なお、余談ですが、源泉徴収簿は、源泉徴収や年末調整などの事務を正確&効率的に行うために国税庁が「便利ツール」として提供してくれているものであり、法令で定められた書類ではありません。このため、源泉徴収義務者(会社)が使用している給与台帳(賃金台帳)であっても、毎月の源泉徴収の記録が記載され、年末調整でも使用できるような様式のものであれば、それを利用しても構わないことになっています。・・・とはいえ、税務調査等で記載内容の不備を指摘されるといったトラブルを避けるためにも、源泉徴収簿と給与台帳(賃金台帳)を一緒に保管しておいたほうがベターです。


参考リンク: 国税庁 「給与所得・退職所得に対する源泉徴収簿の作成