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  株式会社 - 電子定款の作成&認証 (2)
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1. 電子定款なら4万円を節約可!
2. 電子定款の自力作成は大変
3. 電子定款作成の手順・流れ
3 -①. 定款の記載内容を決める
3 -②. PDF作成ソフトで定款作成
3 -③. 住民基本台帳カードを取得
3 -④. 電子証明書を取得
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3 -⑤. ICカードリーダライタを準備
3 -⑥. 電子署名プラグインで署名
3 -⑦. 公証役場と事前打合せ
3 -⑧. 電子申請を行う
3 -⑨. 公証役場で定款認証
3 -⑩. 法務局で法人設立登記
4. 電子証明書は厳重に管理!


  3.手順5: ICカードリーダ・ライタを準備する  

 住基カード(ICカード)に保存された電子証明書を読み取るためのICカードリーダ・ライタを準備します。価格は2,000円前後で購入できます(お住まいの市町村によっては、カードを作ることを条件に、無料で配布しているところもあります。購入される前に、自治体に問い合わせしてみてください)。電子証明書が保存される住民基本台帳カードには、「コンビ型ICカード(接触/非接触型共有)」「非接触型ICカード」の2種類があります(ICカードの種類は市区町村によって異なる)。

 以下のページにて、「公的個人認証サービスに対応したICカードリーダライタの適合性検証」で検証済みのICカードリーダライタが掲載されています。念のため、ご購入される前に適合機種になっているかどうかをご確認してください。
参考リンク JPKI - ICカードリーダ・ライタについて
公的個人認証サービスへの適合済みICカードリーダライタ一覧(PDF)


  3.手順6: 電子署名プラグインソフトで定款(PDF)に署名  

 次に、前述のICカードリーダ・ライタで読み取った電子証明書(電子署名)を「電子署名プラグインソフト」を使って電子定款(PDF)に埋め込みます(署名します)。同ソフトは、以下の法務省のページから無料でダウンロードできます。
参考リンク 登記・供託オンライン申請システム(法務省) - PDF署名プラグインについて(ダウンロード)


  3.手順7: 公証役場と事前打ち合わせをする  

 電子定款の認証を受けるには、事前に電子公証サービスを受け付けている公証役場(★印の付いている公証役場が電子公証です。貴社本店所在地と同一都道府県内の公証役場のみ受付可)に事前連絡を取り、電子定款を作成したい旨を伝え、手続きの打ち合わせをします。

 その際には、ご自身で作成した定款の内容や記載方法等に間違いがないかを確認してもらいましょう(紙にプリントアウトして内容をよく確認してもらいましょう)。
参考リンク 法務省 - 「電子公証制度」について(指定公証人一覧)
日本公証人連合会 - 全国公証役場所在地一覧(★印が電子公証)


  3.手順8: 電子申請を行う (電磁的記録の認証の嘱託)  

 打ち合わせが終わったら、「法務省 登記・供託オンライン申請システム」にユーザー登録などを行い、同システムを経由して電子定款を指定公証人に送付(アップロード)します(この手続きを「電磁的記録の認証の嘱託」といいます)。

 以下のページにて、公証人への連絡手順や、法務省オンライン申請システムの操作手順などについて、流れ図(フローチャート)で解説しています。文字ばかりで書いてありますが、大変詳しく&漏れなく書かれているので、是非参考にしてみてください。なお、この件につきましても、公証人に詳しい流れ等を教えてもらい、手続きのミスが起きないように気をつけてください。
参考リンク 電磁的記録の認証の嘱託 (オンライン申請システムの操作手順等)


  3.手順9: 公証役場に行き、定款の認証を受ける  

 以上の手続きが済んだら、公証人と打ち合わせて決めた日時に公証役場へ訪問し、電子定款の認証を受けます。訪問の際は、以下の書類等を持参します(念のため、持参物は公証人によく確認してください)。

  ①新しいフロッピーディスク(或いはCD-R、CD-RW等。要相談)
   (電子定款の情報を保存する記憶媒体として使用します)
  ②電子定款をプリントアウトしたもの(通常は2部)
  ③発起人全員の印鑑証明書 … 各1通
  ④委任状 (代理人が電子定款作成認証を行う場合)
  ⑤認証手数料 … 5万円
  ⑥「情報の同一性に関する証明」の手数料 … 700円
  ⑦「同一の情報の提供」交付手数料 … 700円
   (書面による交付の場合は 1枚につき20円を加算)
  ⑧「電磁的記録の保存」の手数料 … 300円
  ⑨身分証明証 (運転免許証など。要確認)
  ⑩印鑑 (認め印。印鑑証明書を身分証として使用した場合は実印)


  3.手順10: 法務局で法人の設立登記をする  

 電子定款の認証が完了したら、銀行に出資金を払い込み、法務局で法人設立の登記を行います。登記申請をして、1~2日後に設立登記の手続きが終了します。

 紙の定款による登記と同様、登記申請をした日が「登記完了日」となります。ただし、書類や手続きに不備(ミス)があった場合は、同日が登記完了日とはなりませんので、ご注意ください。必要書類等につきましては、本ページでは割愛させていただきます。

 なお、会社の設立登記をオンライン申請することも可能ですが、「登記の申請」のみ限られ、別個に管轄登記所の窓口に印鑑届書を提出又は送付する必要があります。つまり、結局は法務局に行くなり、切手代を支払って郵送することになりますので、書類不備等の再確認のためにも、登記申請は直接法務局に行ったほうが良いと思います。

 また、商業法人オンライン登記申請は、手続きが結構面倒ですので、(事前にワープロ等でササッと書類を作って窓口で内容を確認してもらい)窓口に直接行って書類を提出したほうが、はるかにラクだと思います。


  4.電子証明書は厳重に保管・管理しましょう!  

 なお、電子証明書は、前述しましたとおり、「印鑑登録した実印」や「印鑑証明書」と同じ効力を持っています。仮にその情報を盗まれれば、悪用されかねないものになります。電子証明書を作るなら、他の実印と同様に厳重に保管しましょう。

 電子証明書の作成・管理等で際に使用したパソコンは、自分以外の第三者が使えないようにしましょう。パソコンを起動させた後にはユーザー名&パスワードでログインないと使えない状態にすることが大切です。ご家族や他の従業員が盗まなくても、「泥棒がパソコンを盗むこともあり得る」ということを念頭に置いて管理してください。

 また、それらのパソコンやフロッピー(CD-R)の処分をする場合も、慎重に扱うようにしましょう(特に、パソコンは安易に中古で売り飛ばしたり譲渡したりしないようにしましょう)。

 もし、その点(事後のセキュリティ面)について不安が拭えないようでしたら、従来どおり、紙で作成するようにしましょう。